《高績效簡報》如何做一份有影響力的簡報

身為一位職場工作者，簡報是一項必要的技能，不管是進度報告、提案報告、文獻分享報告等。
過去我總是將心力放在如何將報告內容「說清楚，講明白」。
在讀完《高績效簡報》後才明白，作為一位報告者，你必須讓你的簡報更有"力量"。讓觀眾聽完後，做出你要的動作，才是一份有影響力的簡報。

重點不在口才，在思考!  一場有影響力的簡報，一定是思考力的延伸。 —《高績效簡報》

書中點出了幾項簡報者常犯的錯誤，以下三點對我有如醍醐灌頂。

• 目標：將報告內容「說清楚，講明白」
• 腳色定位：認為自己是資訊提供者、受質詢者  
• 重心：以為只需要邏輯正確的觀點  

那麼我們應該如何調整我們的簡報呢?
首先，讓我們先了解一下作者提出的簡報準備的鑽石五步驟。

鑽石五步驟：

1. STEP 1. 目標陳述
2. STEP 2. 論點與訊息
3. STEP 3. 內容建構
4. STEP 4. 視覺輔助設計
5. STEP 5. Q&A回答問題

STEP 1. 目標陳述

我們往往會認為，只要能滿足聽眾的資訊需求，自然就可以達成我們簡報的目的。但其實應該更進一步將目標設定成：「聽眾在聽完簡報後，能夠回應我們___的需求，做出___的動作。」

「我希望聽眾聽完之後能採用我們公司的新產品」

「希望聽眾聽完之後能決定與我們公司合作這個專案」

當然有些這些終極目標往往無法靠一次簡報就達成，所以我們可以用"階段性目標"來做設定，寫下具體可驗收的目標，經由好幾次不同的簡報來達成我們最終的目標。

1. 這是一場什麼類型的簡報，自己扮演的角色是什麼。

作者將簡報分為四種類型，我們要先清楚自己的定位，思考如何回應聽眾的需求。

2. 再來我們需要評估聽眾的認知與立場

所謂知己知彼百戰百勝。進行簡報前，不先了解聽眾的立場與對關鍵議題的態度，將使你的簡報事倍功半。

聽眾評估

3.寫下具體可驗收的目標

最後寫下目標陳述表，只要在這麼步驟細心、謹慎地做好，後面就會輕鬆很多了。

STEP 2. 論點與訊息

要讓聽眾做我們要求的行動，就要在他們關心的議題上給予解答，並使他們的情緒受到激勵。
而論點與訊息就分別回應了觀眾心中中的關鍵議題與立場情緒。

 ● 論點：

1. 對於聽眾聽完簡報之後可能拒絕的理由，直接提出有力的見解與答案。
2. 需要有好的證據做支撐。

 ● 訊息：

1. 針對聽眾心理需求，增加認同意願
2. 讓聽眾"聽得進去的說法"

訊息就是我們希望聽眾能接納吸收的資訊，而論點就是針對提出的訊息做出有力的說明。

範例
訊息：「即使在這個資訊唾手可得的時代，閱讀仍然是一件很重要的事情」。
論點：

1. 1.相較於網路上的零碎資訊，書籍往往是作者自行吸收和歸納後所呈現的完整作品。因此，閱讀書籍能夠快速掌握該領域的基礎架構。
2. 2.閱讀就像是與作者一同思考，可以跟隨強者的思路，幫助找尋自己的答案。
3. 3.閱讀也可以使人慢下來，更好地認識自己。

如何尋找論點、提出訊息

尋找論點與訊息就如同在收集報告中，能夠使用的素材。可以藉由「先想答案，後做證明」的方式，尋找關鍵議題的論點與證據，最後再將論點轉化成對聽眾有意義的訊息。

我們要有的態度就是："任何經不起考驗的說法一概不採用"。

論點的展開流程

STEP 3. 內容建構

在經過論點與訊息的收集步驟後，接下來就是要思考"怎麼說"以及"該說什麼"。
作者將內容結構大致區分為三部分：開場、主體、結尾

1. 開場：抓住聽眾的注意力

可以透過提出一個問題引起聽眾的好奇心，或是引用一個危機或事件，來喚醒聽眾對議題的重視。

2. 主體：關鍵議題—訊息—論點

為了讓聽眾能保持注意力的集中，過程的的每個環節都要環環相扣，做到容易懂、容易聽、容易記。

作者推薦以金字塔結構來編排主體。與收集論點與訊息時的順序倒過來，拋出針對關鍵議題所提出的訊息，再以論點加以說明，並提出支持論點的證據或例子。

利用金字塔結構法編排主體

3.結尾：呼籲聽眾做出我們需要的動作

簡單來說，就是要總結內容，並且驗收第一步目標陳述時所訂出的動作。
收到動作了，便可結束這次的簡報。

STEP 4. 視覺輔助設計

到第三步驟為止，簡報的內容已大致確立。再來就是如何利用圖像讓聽眾快速掌握重點並加深印象。
一張好的投影片，要達到讓聽眾看完這張投影片的時候，對於所要表達的重點都已清楚明白，無需要再做發問。

製作投影片的幾項原則：

1. 1.每張投影片只能有一個主題。
2. 2.畫面要適當的留白。圖比字大，圖比字多；共占總面積的2/3~3/4。
3. 3.要讓目光有正確的落點，顏色不宜過於繁雜。
4. 4.平衡對齊，保持整體的一致性。

作者建議，想要製作高水準的投影片，可以自己買一本教學書，邊看邊練習；有需要時再回去翻閱。僅靠自行摸索的學習方式會非常緩慢。

另一個書中提到觀念就是，不要讓投影片來引導簡報進行，因為你才是主角。

一定要先有講稿，後作投影片。—《高績效簡報》

STEP 5. Q&A回答問題

當簡報走到這一步，還是無法讓聽眾say YES時，就要靠Q&A來填補最後的空隙。

每一個Q&A都是一個迷你簡報。—《高績效簡報》

聽眾可以透過Q&A的機會，讓講者進一步說明或澄清問題。這些都有助於達到最後目標要求的動作。所以我們應該用正面積極的心態面對提問。

回答問題的有效程序：

1. STEP 1. 釐清：站在對方角度，詮釋他的問題。
2. STEP 2. 解釋：必須簡潔、切題、完整。
3. STEP 3. 收尾確認疑慮是否已經清除。

記住，要先確認這個問題背後的意思再回答。
例如當客戶覺得這個服務很貴時，不要急著進入價格的討論。背後潛在的問題可能是沒有預算?可能是決定的權限不夠大?甚至可能只是把數字看錯了...。

提問與議題的處理步驟

結語

最後來回顧一下開頭提到的3個常見的錯誤。
我們可以將觀念變更為：

• 目標：須具備具體可驗收的目標
• 腳色定位：主動出擊 
• 重心：在人不在事，更需要"聽得進去"的說法

這本書很適合對於製作簡報總是感到無所適從的人。利用本書提供的架構，可以快速收斂資訊，幫助你更精準地達到簡報的目的。